Een belangrijke voorwaarde voor succes is draagvlak bij de personen die bij inkoop betrokken zijn. De organisatie moet doordrongen raken van de mogelijkheden, het nut en de noodzaak van duurzaam inkopen zodat de mogelijkheden optimaal benut kunnen worden. U bereikt dit door alle betrokkenen goed te informeren en hen de meerwaarde van duurzaam inkopen te laten zien.

Een masterclass Duurzaam Inkopen is een goede manier voor inkopers om kennis en ervaringen met duurzaam inkopen uit te wisselen. Dat kan zowel binnen een organisatie (verschillende inkoopverantwoordelijken) als onderling tussen een aantal organisaties. In een masterclass bespreken inkopers knelpunten uit de praktijk en geven elkaar tips. Een masterclass bestaat uit een aantal bijeenkomsten met externe sprekers, werkopdrachten en discussies.

Om eigen medewerkers en leveranciers te informeren over de manier waarop de organisatie aandacht heeft voor duurzaam inkopen zijn presentaties, korte trainingen, nieuwsbrieven, posters of internetpagina's nuttige instrumenten.

Voordat u start met duurzaam inkopen is het goed om de stand van zaken te inventariseren. U doet er goed aan een overzicht te maken van de ingekochte producten en diensten, een lijst van inkopers binnen de organisatie en een overzicht van de bestaande eisen aan leveranciers en producten. Bij de inventarisatie kunt u ook kijken naar beleid, processen, efficiëntie, monitoring, samenwerking, regelgeving (wordt de EU aanbestedingsrichtlijn gevolgd), etc.

Deze stap kan resulteren in een plan van aanpak.

Duurzaam inkopen begint met ambitie. Het is belangrijk een standpunt te formuleren over de plaats van duurzaamheid in het inkoop- en aanbestedingstraject, om van daaruit maatregelen uit te werken en criteria te formuleren. Bij het bepalen van uw ambities geeft u antwoord op vragen als: Hoe wordt gecontroleerd of producten en diensten aan de gestelde eisen voldoen? Op basis van welke aspecten worden leveranciers geselecteerd? Welke leveranciers worden gecontroleerd en hoe? U kunt deze keuzes bijvoorbeeld vastleggen in een beleidsplan. Door een ambitie- en consequentiesessie te organiseren, geeft u inzicht in de consequenties van verschillende ambitieniveaus, zodat u een goed onderbouwde keuze kunt maken. Bovendien wordt door het betrekken van de medewerkers hierbij ook draagvlak gecreëerd. Dit vergroot de kans dat het lukt om de ambities te realiseren.

U kunt concreet aan de slag met duurzaam inkopen door voor de meest relevante producten en diensten duurzaamheidscriteria te formuleren en die te gebruiken bij het sluiten van contracten met leveranciers. U kunt hierbij gebruik maken van beschikbare lijsten van duurzaamheidscriteria via www.senternovem.nl/duurzaaminkopen. U doet er goed aan deze lijsten op maat te maken voor uw organisatie, zodat het makkelijk toegankelijk is voor de inkopers en aansluit bij de bestaande processen in uw organisatie. De criteria moeten niet alleen worden gecommuniceerd binnen uw organisatie maar vooral ook naar de leveranciers.

Als u ervaring heeft opgedaan met duurzaam inkopen, is de volgende uitdaging om dit te professionaliseren en te verankeren in uw organisatie. Zorgen dat de criteria toegankelijkheid zijn en door iedereen gebruikt worden, zijn voorwaarden voor succes. Via intranet kunt u de criteria op een eenvoudige manier aanbieden. Ook is het verstandig een systeem op te zetten om duurzaam inkopen met prestatie indicatoren te monitoren in uw organisatie.

Als u eisen stelt aan leveranciers is het ook van belang om te controleren of zij zich daaraan houden. Dat kan met een leveranciersaudit. Het is verstandig voorafgaand daaraan een plan van aanpak op te stellen, via een risicoanalyse leveranciers te selecteren die in aanmerking komen voor een audit en tenslotte te bepalen wat de consequenties van de audits kunnen zijn.